Hoe belangrijk vind jij het om nog effectiever te communiceren als professional? Drie tips

Herken je dit? Je hebt net een gesprek achter de rug en vraagt jezelf af: wat  ging hier nu mis? Waarom was die man zo irritant, wat moet ik doen met die eindeloze kletser? Of waarom werd ik zo afgeleid? Vaak verloopt communicatie onbewust goed en sta je er niet bij stil. Waarschijnlijk ben je al goed in staat om een prettig gesprek voeren. Toch kan het handig zijn om praktische communicatie skills in huis te hebben, voor als een gesprek lastig verloopt of als je juist iets wilt bereiken met een gesprek! Als je deze vaardigheden vergroot, geeft dat zelfvertrouwen en meer gemak, ook als het lastig wordt. Weet jij bijvoorbeeld dat goed luisteren essentieel is? En dat je meer bereikt als er onderling vertrouwen is? En ken jij de communicatie geheugensteuntjes? In dit blog geef ik je een aantal basistips om een gesprek (nog) effectiever te laten verlopen en die je gelijk kunt gebruiken.

Tip 1. Zorg voor een prettige en veilige omgeving (ook online)

De basis voor een goed lopend (online) gesprek is dat er een ruimte wordt gecreëerd, waarin jijzelf én de ander zoveel mogelijk ontspannen, veilig, aanwezig en verbonden kunnen zijn. Met name bij een online gesprek is het belangrijk om te checken of jouw gesprekspartner zich veilig voelt om zich uit te spreken. Het lijkt simpel; check maar bij jezelf of dit op orde is.

Zet de kaders neer
Nadat je het gesprek bent begonnen en de verbinding hebt gemaakt, is het belangrijk om de kaders van het gesprek neer te zetten. Denk aan de tijdsduur en doel van het gesprek. Hiermee bereik je over en weer dat duidelijk is wat verwacht wordt. Zo kun je met een gerust hart aangeven, dat de tijd bijna op is, waarna je het gesprek kunt afronden.

Zorg dat je ‘echt’ aanwezig bent
Daarnaast is het van groot belang dat je echt ‘aanwezig’ bent. Dit doe je door (oog)contact te maken en interesse te tonen. Jouw gesprekspartner voelt feilloos aan of je haast hebt of aan andere dingen denkt, de non verbale communicatie. Toch ga je hier wel eens de mist in. Tijdens een gesprek bedenk je opeens dat je de kinderen van school moet halen of dat je de deur niet op slot hebt gedaan. En floep…. je bent er met je gedachten niet meer bij. Adem dan drie keer diep naar je buik. Daardoor ben je weer in het NU. Ook kun je naar de cliënt benoemen, dat je even afgeleid bent. Door iets te benoemen, klaar je de lucht. Daarna ga je verder.

Tip 2. Luister actief

Wat verder heel belangrijk is, is dat je in staat bent om goed en actief te luisteren. Dit is nog niet zo eenvoudig. Volgens Stephen Covey geldt het volgende: ‘De meeste mensen luisteren niet met de bedoeling om te begrijpen, zij luisteren om te antwoorden’. Waarschijnlijk klinkt dit niet onbekend. Vaak ben je al bezig met het formuleren van een antwoord, waardoor je mist wat er nog meer wordt verteld.
Om goed te kunnen luisteren, is het nodig dat je zelf stevig in het gesprek zit en je hoofd leeg is. Dit kun je doen door je goed voor te bereiden. Maak voor een lastig gesprek tijd voor jezelf, ook al is het maar een paar tellen. Ga even naar het toilet en adem een paar keer diep naar je buik. Schrijf zaken die je bezig houden op een memo.

Luister met al je zintuigen
Daarnaast luister je niet alleen met je oren, maar ook met andere zintuigen. Wat merk je aan de ander, wat voel je? Zit iemand relaxed tegen over je of met de armen over elkaar geklemd? Zijn de ogen op jou gericht? Heeft iemand vlekken in zijn gezicht of nek? Als je dit merkt, kun je dit benoemen; het kan zijn dat de ander zich dan beter gehoord voelt.

Luister als professional
Luister vooral als professional (basis: nieuwsgierigheid & interesse). Hierbij laat je de hele persoon en zijn context meewegen in het gesprek: wie is de persoon voor je, wat wil hij, wat denkt hij, in welke situatie zit hij, wat zijn zijn wensen, zijn dromen etc. Door een veel breder spectrum op te zetten, kun je goed aansluiten op de wensen van de cliënt. Dit vraagt wel meer van je tijd, maar wat levert het je op?
Ik ben benieuwd….hoe luister jij meestal? Heb je wat nieuws geleerd en kun je nog wat verbeteren?

Tip 3. Twee handige geheugensteuntjes

Tot slote geef ik je nog twee geheugensteuntjes mee, die handig zijn in een gesprek:

LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen

• Luister aandachtig (zie hierboven)
• Check of je het goed begrepen hebt (samenvatten). Vat zelf samen of laat je gesprekspartner(s) samenvatten
• Kom meer te weten door verder te vragen (doorvragen)

Mijn ervaring is, dat beheersing van LSD heel waardevol is en dat je dit heel goed kunt oefenen.

NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander
Niemand kan in het hoofd van een ander kijken. Je weet dus nooit wat de ander wil gaan zeggen. Als iets onduidelijk is, vul dan niet in maar vraag na wat er bedoeld wordt. Je zou dat kunnen doen met de volgende vraag: begrijp ik het goed dat u ……bedoelt?

Hoe verder

Hiermee heb je een aantal praktische tips die je kunt inzetten bij communicatie. Maar wat doe je nu bij een veelprater of agressieve cliënt? Wil je hier meer over weten? Dat kan. Heb je een prangende vraag over communicatie? Stel hem gerust. Ik denk graag met je mee.
Of misschien vind je het nuttig om de communicatievaardigheden van jouw team/medewerkers te vergroten, zodat ze meer meer gemak hun werk kunnen doen. Dat kan in een teammeeting of korte workshop, ook inhouse.
Ik vertel er graag meer over. Nog vragen? Neem gerust contact op.