Is Timemanagement dé oplossing om je werk gedaan te krijgen?

Heb je ook het gevoel dat je werk nooit klaar is? Je bent niet de enige. Timemanagement is een gewilde oplossing, maar is dat wel zo terecht? Ja. Timemanagement werkt echt. Maar alleen als je jezelf goed kent.

In dit blog ontvang je geen directe tips van me, maar deel ik graag mijn verhaal en inzichten die ik opdeed tijdens een workshop timemanagement, die ik onlangs gaf aan een team (fiscaal)juristen. Ik werd benaderd door hun leidinggevende, met verzoek om haar team de kneepjes van timemanagement bij te brengen. Mijn eerste reactie was: heel leuk om te doen, maar dan wel in combinatie met het vergroten van zelfinzicht van de deelnemers. Dit, omdat in mijn ogen timemanagement niet alleen gaat over het toepassen van een aantal ’tijdspelregels’ maar juist staat en valt bij de persoon die het moet toepassen. Zo gezegd, zo gedaan.

De spelregels

Timemanagement gaat over het managen van jouw tijd, waarbij jij de regie pakt over wat er gedaan moet worden. Als je er goed in bent, levert het je meer rust op, werk je efficiënter en houd je zelfs tijd over!
Voor timemanagement zijn er diverse formats te gebruiken, bijvoorbeeld de timemanagement matrix van Eisenhouwer/Covey. In deze matrix wordt aandacht besteed aan werkzaamheden die urgent/niet urgent zijn, en werkzaamheden die belangrijk/niet belangrijk is. Je snapt zelf wel, dat je niet te veel tijd bezig moet zijn met niet belangrijke, niet urgente zaken. Hieronder vallen veel op je telefoon zitten, internetten, tussendoor vaak de mail checken etc. Als je de spelregels toepast en weet ‘wat’ je ‘wanneer’ moet doen en welke werkzaamheden je moet laten, kun je al een eind in de goede richting komen. Maar in de praktijk is dit niet voldoende. Het gaat hier namelijk ook over jou!

Waarom timemanagement wel werkt!

Volgens mij spelen bij time management (naast de spelregels) de volgende vragen een cruciale rol:

• waar loop jij (specifiek jij..) tegenaan?
• wat wil je anders
• waarom?
• wat is er voor nodig?
• wat is er anders als het lukt?

Om op dit soort vragen een antwoord te kunnen geven, ben ik er van overtuigd dat het van belang is dat je jezelf bewust beter leert kennen. Waar ben je eigenlijk goed in? Wat gaat je op het werk gemakkelijk af. Welke werkzaamheden stel je stelselmatig uit en wat gebeurt er telkens weer, wat er voor zorgt dat jij het werk niet gedaan krijgt maar een ander wel?

Het voordeel van het kennen van jouw voorkeursgedrag

Daarom begonnen we mijn workshop met het onderzoeken van ieders voorkeursgedrag met hulp van de MBTI (de Myers Briggs Type Indicator). De deelnemers leerden onder andere of ze van nature een planner zijn of juist niet en hoe ze deze kennis kunnen inzetten op de werkvloer. Ook kregen ze helder hoe ze graag informatie verzamelen & verwerken. Als jurist is het belangrijk dat je precies bent, maar als je te precies bent en de grote lijn uit het oog verlies, krijg je het werk misschien niet gedaan. Toen ik zelf deze inzichten opdeed, vielen veel kwartjes op hun plek. Nog steeds gebruik ik deze kennis dagelijks.

De gouden combinatie!

Daarna gingen we aan de gang met de regels van Timemanagement.
Het bleek dat alle deelnemers tegen andere dilemma’s en uitdagingen aanliepen, terwijl ze min of meer hetzelfde werk deden. Heel duidelijk kwam naar voren dat dit te maken had met ieders persoonlijke voorkeur voor de manier van werken. Hiermee werd mijn vermoeden bevestigd dat het zo belangrijk is om jezelf (nog) beter te leren kennen, náást het toepassen van de timemanagement regels. Wat interessant om dit in de praktijk te ervaren …

Hinderlijke patronen

Twee dagen later had ik een coachgesprek met een kandidaat-notaris, die -toeval bestaat niet- graag hulp wilde bij timemanagement. Ook hier bleek veel winst gehaald te kunnen worden door inzicht in de hinderlijke patronen, die telkens weer opdoken. Er ging veel onnodige tijd naar afleiding door inkomende mailtjes. De nieuwsgierigheid won én haalde de persoon steeds uit de concentratie, waardoor het veel langer duurde voordat het werk afwas. Herkenbaar?

Zonder zelfinzicht geen goed timemanagement

Mijn belangrijkste conclusie uit de workshop was, dat je prima een algemene training kunt volgen over timemanagement, waarin de regels worden uitgelegd, maar dat de kans groot is, dat er uiteindelijk weinig mee wordt gedaan. Waarom? Omdat iedereen anders is en een andere toepassing van de regels nodig heeft. Dus door te onderzoeken welk gedrag de problemen veroorzaakt én daar een oplossing voor zoekt, in combinatie met de timemanagement regels, kun je veel winst behalen!

Wil jij ook leren om effectief timemanagement toe te passen?

Wil je weten wat voor jou of je team werkt? Dat kan. In een 1 op 1 gesprek, het volgen van een workshop: Timemanagement of tijdens een teambuildingsdag. PS. Vijf PE punten worden toegekend door de KNB. Bij de NOvA kun je zelf 5 PE punten aanvragen.